domingo, 23 de noviembre de 2008

El mejor aliado para su empresa

Con una buena planeación, los departamentos de tecnología se pueden convertir en áreas estratégicas para el negocio. Estas son algunas de sus claves.

Los departamentos de sistemas de las empresas están dejando de ser áreas de soporte técnico y se convierten en generadores de estrategias y procesos que crean valor para el negocio.

Atrás quedaron las épocas en que hablar de 'planeación estratégica de tecnologías de la información (TI)' era sinónimo de una 'lista de deseos' en la que los gerentes de sistemas nombraban los equipos (como servidores y computadores), las plataformas (sistemas operativos) y las herramientas que necesitaban para trabajar durante el año siguiente.

La planeación estratégica de TI es ahora un proceso colaborativo que involucra todas las áreas de la empresa y profesionales de tecnología, para definir y comprender la dirección que tendrá la organización y cómo las tecnologías de la información pueden habilitarla para que sea exitosa.

"Este documento tiene la responsabilidad de ser el plan metodológico que muestra cómo la tecnología va a apalancar la organización para generar valor. Se puede comparar con lo que representa el plan de marketing en el área de mercadeo", explica Carlos Flórez, gerente de la consultora Netsac.

El propósito primordial de esta planeación es hacer que los objetivos del negocio se cumplan. "Si definió un modelo que, por ejemplo, fundamenta su compañía a través de internet, TI debe tomar los elementos, las posibilidades, los recursos y las mejores prácticas para hacer que las condiciones se den en los tiempos y, sobre todo, se sustenten", dice Fabio Castellanos, ejecutivo de industria de comunicaciones de IBM Colombia.

Por eso, el plan estratégico de TI está relacionado con cuánto se entiende del negocio, cuánto se está habilitando la integración de la cadena de valor, qué se necesita para integrar a los consumidores y proveedores, y cómo se están creando ambientes seguros.

"La estrategia de un negocio puede ser ahorrar costos, lo que no está mal, pero es necesario crear ventajas sustentables que le permitan a la compañía afrontar esos cambios, y la tecnología tiene que acompañar esas decisiones del negocio", comenta Castellanos.

Por lo pronto, existen roles y responsabilidades, tanto de las áreas de negocio como de TI, para la dinámica de este proceso, más si tenemos en cuenta que su aprobación definitiva proviene del más alto nivel de dirección. "El responsable del área de TI se encarga de facilitar, convocar y asesorar a los responsables de las áreas de negocio para identificar las necesidades de información y capacidades requeridas, tanto actuales como futuras de la empresa", explica Manuel Guillermo Escobar, director de asesoría de Ernst & Young .

Puntos comunes

El plan estratégico de TI es único: responde a la misión, los objetivos, las necesidades y los recursos de cada organización. No existe una receta genérica para determinar las necesidades tecnológicas que requerirá una empresa para cumplir con sus expectativas.

Ahora bien, la empresa de análisis Forrester Research ha identificado ciertos puntos comunes que se deben contemplar antes, durante y después de hacer el plan.

En primer lugar, todas las estrategias en tecnología deben partir del propósito general de la empresa: ganar participación en el mercado, elevar la satisfacción de los clientes, reducir los ciclos de trabajo o, simplemente, producir más dinero. Entonces, el departamento de TI se concentra en cómo ayudar a conseguirlo.

De hecho, los gerentes de tecnología deben comprender las necesidades de la empresa para fijar sus expectativas y crear soluciones que representen más ingresos, ahorros significativos o ventajas en mercados cada vez más competidos.

Para Thomas Vater, presidente mundial de Prodata, es fundamental conocer, analizar y describir la forma en que opera la compañía. "Si tienes definido el proceso de tu negocio, puedes usar sistemas de TI para hacerlo más rápido o para entregar mejores servicios; entonces generas riqueza que a su vez se refleje en los empleados", dice.

El experto comenta que, cuando un área de tecnología no conoce apropiadamente el proceso del negocio termina por generar compras innecesarias, desde equipos de cómputo hasta paquetes de software, o imponer tareas innecesarias en los equipos de trabajo. "Nunca hay que implementar sistemas de TI y luego intentar que el proceso de negocios encaje", comenta Vater.

En este punto es importante contar con un enfoque de arquitectura empresarial: ver las áreas de la compañía como bloques que separan de forma lógica los componentes y decisiones, para analizar los elementos críticos que deberían tener soporte y en qué momentos ayudan con las decisiones de negocio.

"Este tipo de arquitectura ayuda a que la empresa tenga una vista tecnológica que apalanca a la organización. Ello asegura que el departamento de tecnología sepa cuándo y dónde responder a las necesidades", dice Carlos Flórez, de Netsac. Los planes son entonces dinámicos y cambian según vayan surgiendo nuevas necesidades en los procesos o en los objetivos.

Lo que se tiene

Luego viene una etapa en la que se evalúan las necesidades del negocio y se estudia la mejor forma para que TI responda a ellas. En este caso, hay que identificar el tipo de datos que son relevantes para la actividad de la compañía y cuáles son las fuentes de la información.

Aunque parece una labor sencilla de recopilar, suele ser uno de los dolores de cabeza para las organizaciones ante la existencia de 'islas internas', que se forman cuando cada unidad crea y administra datos con herramientas diferentes. Así, por ejemplo, el departamento financiero realiza sus informes en Excel, mientras que distribución los hace en PowerPoint.

"La información se gestiona en todo tipo de programas y plataformas, que incluso se contradicen o no son compatibles entre sí; entonces, comienza a hacer falta un sistema único de registro que integre todos los datos", comenta Julián Cerón, estratega de soluciones senior de CA.

Para Forrester Research, un tercer punto común a todas las planeaciones estratégicas de TI consiste en revisar los sistemas, las herramientas y los equipos con que ya cuenta la compañía y confrontarlos con las necesidades que identifican las áreas interesadas del negocio.

"No siempre es necesario hacer inversiones, pues muchas veces todo se limita a armonizar las herramientas que ya tiene la compañía. Obviamente, cualquier desarrollo necesita inversión, pero va a ser muy clara la aprobación si cada proyecto muestra el monto del negocio y el dinero que espera por ese cambio", comenta Elkin Castellanos, de Compuredes.

En este caso, toma importancia describir el 'estado ideal' de los sistemas para solucionar las necesidades empresariales previamente identificadas. Esta visión puede ser usada como punto de referencia para comparar la situación actual de los sistemas y como herramienta para comunicar a las directivas qué hace falta.

El estado ideal también permite identificar partes que están sin atender en la organización, en cuanto a tecnología, procesos, sistemas y capacidades.

La planeación estratégica de TI debe procurar que ninguna parte de la cadena de valor tenga inconvenientes y contemplar la adopción de sistemas de facturación electrónica y de integración con redes de seguridad social, para unificar y transferir datos de empleados y clientes, comentan representantes de Transfiriendo S.A., firma de soluciones tecnológicas.

Igualmente, para Colsecurity, la empresa de logística en seguridad, la planeación debe tener en cuenta sistemas para proteger activos, que incluyan enlaces digitales, sistemas de transmisión por radio señal y comunicaciones directas con la Policía Nacional.

Ejecución, una clave estratégica

Un último elemento común en los planes estratégicos de TI es su posibilidad de ser llevado a la realidad: que sea ejecutable. "El gerente de tecnología no es un simple tomador de pedidos; al contrario, es la persona sobre la cual recae la responsabilidad de habilitar las capacidades para ejecutar y entregar productos y servicios", dice Castellanos, de IBM .

De acuerdo con Carlos Flórez, de Netsac, todas las iniciativas del plan tienen que cerrar las brechas existentes entre los procesos, los participantes o la misma arquitectura de los sistemas. Ante todo, las iniciativas deben convertirse en proyectos (o en la base para varios de ellos) y describir el impacto en el negocio.

En esta dirección, los proyectos deben estar asociados a métricas que permitan que las partes interesadas en el negocio, directivas y accionistas, sigan el plan estratégico y observen si está entregando los resultados deseados. "El plan debe seguir un orden que comprenda diagnóstico, estrategia, estructura y un plan operativo, y que al final esté amarrado a un indicador que muestre el nivel de satisfacción", comenta Flórez.

"La gente hace planes de TI sin saber cómo van a impactar el negocio. Lo primero que deben hacer es contestarse cuál es el negocio, para dónde va y cómo puedo incluir tecnología en cada una de sus partes para apalancarlo", dice Elkin Castellanos, de Compuredes.

Al final, no sobra revisar todos los principios para determinar si conservan sus implicaciones estratégicas para guiar las decisiones. Como en todos los planes, si duda de la utilidad de uno de sus principios, pregúntese si lo pondría en práctica en alguna oportunidad. Si no encuentra un momento, quizás sea innecesario. ?

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