Haga más eficientes sus compras

LOS PRODUCTOS ESTRELLA NO DEBEN FALTAR

El mayor enemigo del control de inventarios es la variabilidad
Los inventarios son bienes de las empresas que sirven para satisfacer la demanda interna (áreas de la empresa) y externa. Si la logística permite que el flujo de la gestión de una empresa sea más eficiente, uno de los aspectos claves es el control de inventarios. Esto significa tener el mínimo stock necesario que satisfaga a los clientes. Un buen control debe responder tres preguntas básicas: ¿cuánto inventario se debe tener?¿Cuándo abastecerlo?¿Cuánto stock de seguridad se necesita?
¿CUÁNTO STOCK?Carlos Cavassa, consultor de Ransa, empresa de servicios logísticos, dice que primero hay que cruzar dos datos: lo que pienso que voy a necesitar y lo que he necesitado. “Para tener la información precisa es necesario tener un soporte informático”, añade.
De acuerdo con José Falcón, responsable de consultorías de GS1 Perú, se parte por manejar stock, es decir, registrar las entradas, las salidas, el movimiento interno. “Si la empresa tiene más de un local o está dividida por áreas, se debe de registrar este movimiento”. Se debe vigilar que cada stock no se acabe y para ellos hay que reconocer qué ítems no pueden faltar. Falcón apunta a que se debe clasificar los ítems según su importancia. “El 80% de lo que vende se concentra en el 20% de productos, por eso hay que poner mayor esfuerzo de control en dichos ítems”, añade Falcón.
¿CUÁNDO ABASTECER?Para decidir los tiempos de abastecimiento se debe saber cuándo los proveedores elaboran el producto, cuánto demoran en procesarlo y en llevarlo a su destino. Si por falta de previsión la empresa hace un pedido para el momento y su proveedor no puede entregarlo, se produce un quiebre de stock y esto significa perder ventas.
De acuerdo con Cavassa, el principal enemigo del control de inventarios es la variabilidad, es decir, cuando varía la demanda (hay más de la esperada) o el abastecimiento (proveedor no cumple ).
¿CUÁNTO ASEGURAR?Las empresas medianas o grandes suelen tener un stock de seguridad, una cantidad de bienes de reserva para casos de emergencia. Cuando no se tiene este “colchón” de inventario, abastecerse a última hora es más caro, porque el proveedor tiene que conseguir recursos más rápido y porque, además, cuando se pide en pequeñas cantidades los costos fijos son más altos. Es importante que en el stock de seguridad estén los productos de mayor rotación, es decir, el producto estrella no puede faltar nunca.
LAS CLAVES
Clasificación ABC. Se de- be determinar qué es más importante. Por ejemplo, una empresa que vende tó- ner tiene que saber qué clientes representan el 80% de su ventas, porque si hay una escasez del material, tendrá que vender o reservar la mercadería a los clientes que le mantienen el negocio. Generalmente, entre el 5% y 10% del número de clientes representa el 80% de las ventas, según GS1 Perú.
Definir cuántos clientes se quiere tener. Atender a todos los clientes, con todas las cantidades y todo el tiempo significa tener un costo de inventario muy alto. Lo recomendable es atender por lo menos al 92% de los clientes, pero hay empresas grandes que atienden a más del 95%.
Para comprar stock. Se- gún Cavassa, se debe reducir el riesgo del desabastecimiento y buscar precios más bajos entre los proveedores. Se debe romper el paradigma de no comprar algo porque está muy lejos. A veces importar un insumo es más económico que comprarlo de un productor local.
Fortalecer las relaciones con los proveedores recurrentes. La tendencia es que las empresas y proveedores compartan información y tengan una actitud de colaboración para entender las necesidades de ambos.
Costo de inventario. Para las empresas que facturan menos de US$5’000.000 el costo de manejo de inventario debería ser el 10% de las ventas, según Ransa.

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Inventario: ¿Cómo lograr el equilibrio perfecto?

Mantener el stock correcto, en la cantidad precisa, durante el tiempo óptimo y en el precio adecuado es el desafío de todo negocio.

Tener demasiado en bodega puede traducirse en altísimos costos de administración y tener muy poco, en pérdida de ventas y de lealtad de los clientes.

Mantener el stock correcto, en la cantidad precisa, durante el tiempo óptimo y en el precio adecuado es el desafío de todo negocio. Tener demasiado en bodega puede traducirse en altísimos costos de administración y tener muy poco, en pérdida de ventas y de lealtad de los clientes.

inventario que se dé entre los productos de alta y de baja rotación, y entre los de alto y bajo margen de utilidad. Esto crea dos estrategias extremas de retail: aquellas tiendas con rápida rotación y bajos márgenes (supermercados y otros minoristas de descuento), y aquellas con rotación baja y alto margen (por ejemplo, tiendas de especialidad).

Ambos conceptos deberían mezclarse en una misma tienda, pero no es común debido a la dificultad de crear un mix de inventario con productos baratos de alta venta y productos premium con altos márgenes y baja rotación.

Administración de Inventario

Por años, los gerentes de tiendas han administrado los inventarios tratando de controlar la inversión y de mejorar los flujos de caja para incrementar las ganancias. El exceso de inventario (sobre stock) aumenta considerablemente los gastos de una tienda; poco inventario se traduce en pérdida de ventas y de lealtad de los clientes.

La administración del inventario influye en el flujo de caja, en la capacidad de almacenaje y genera otros gastos asociados. Por eso, una regla muy importante en el retail es “mantener el inventario adecuado en la cantidad, en el tiempo y en el precio correcto”.

El inventario se asocia a los números, pero también necesita considerar el factor humano, el que involucra muchos costos en personal para: compras, recepción en bodegas, validación de los códigos, control de cantidad y calidad de los productos, transporte y distribución. Bajo la coordinación del gerente, todos deben trabajar con un mismo objetivo: vender el inventario y lograr que éste tenga una buena rotación. La optimización del inventario se da sólo en las empresas donde se trabaja realmente en equipo.

Un tema crucial en el control de inventario es la cantidad de rotaciones anuales, es decir, cuántas veces al año se vende/compra el total del inventario. Para calcularlo, se divide el costo anual de todos los productos vendidos en un año por el valor promedio de inversión en inventario en ese período. Hay que basar estos cálculos en el costo de los productos y no en el precio de venta, porque en ese caso erróneamente se exagerará la rotación de inventario. Además, deben usarse promedios de inventario anuales y no mensuales, porque un mes es muy poco tiempo y podría verse afectado por factores estacionales.

¿Cuál es un buen número de rotaciones por año? Depende de la compañía, del segmento de mercado y de la estrategia corporativa. Para las tiendas tipo Homecenter es de 8 a 10 rotaciones por año; para los supermercados es alrededor de 26 veces, y puede llegar incluso a una vez por día. Para una tienda por departamentos es de 3 a 5 por año, es decir, cada 10 ó 17 semanas, y lo “normal” en una tienda de retail es que la rotación sea de 8 a 10 veces por año, lo que se considera rentable.

Para lograr utilidades es fundamental un buen control de las compras y de todo el proceso de ventas, con el fin de no terminar sobre abastecido de productos viejos (no deben superar el 10% del inventario) ni tener demasiados quiebres de stock (deben ser menos del 10%).

En todos los casos se cumple la regla del retail de 80 y 20: el 80% de las ventas proviene del 20% del inventario. A veces se llega al 90% y 10%, lo que es muy peligroso porque debiera cuestionarse: ¿para qué tiene el 90% del inventario restante?

Inventario v/s Costos

Nivel de Servicio de Inventario: mantener stock para el 100% del inventario, es decir, que siempre haya un producto cuando un cliente inverlo solicita, exige un nivel de inventario increíble y muchos gastos. Reducirlo en 1% puede bajar el costo de inventario en varios millones de pesos, pues se disminuye considerablemente la cantidad de productos. Hoy, muchos comerciantes aceptan 90% de nivel de servicio, para lo cual se necesita 99% sólo en los productos básicos y en los mejores 30 artículos de venta, mientras que los demás pueden tener 90, 60 ó 50%, dependiendo de su rotación. Este es un buen concepto para administrar el inventario, ya que no siempre las tiendas tienen suficiente capital para invertir.
Inversión: a mayor nivel de inventario se necesita más capital de trabajo.
Impuestos: al comprar el inventario se debe pagar el IVA (19%), que no se recupera hasta que se venden los productos.
Bodega: a mayor inventario se necesita más espacio, más equipamiento y más gente para administrarlo, lo que implica un mayor costo en el manejo y almacenaje de los productos.
Seguros: a mayor inventario, más caros son los seguros (incendios, inundación, etc.)
Obsolescencia: todos los productos tienen un tiempo útil limitado. Son válidos para una temporada determinada o bien tienen fecha de vencimiento. Si hay demasiado stock, es alto el riesgo de no poder recuperar la inversión.
Robo y daños: los productos que permanecen más tiempo en la bodega o en la tienda tienen más probabilidades de sufrir daños, de ensuciarse o de ser robados.
Logística: hay gastos asociados al manejo de inventario

LA TERCERA , 05 Mayo 2008

Más importancia para inventarios

Un estudio realizado por la empresa Paxar Iberia reveló que solo en el rubro de tiendas de ropa, en España, se pierde más del 50% de las ventas por un mal inventario. "Si bien se trata de empresarios españoles, los resultados no distan mucho de lo que ocurre en el Perú con los inventarios de las empresas comerciales, expresó Rubén Patricio Gajardo, consultor de GS1 Perú. Según el mismo estudio, el 40% de los comerciantes reconoce que solo realiza un recuento de existencias dos veces al año, en el remate de rebajas y en el cambio de temporada. Para Gajardo, la situación en el Perú es más grave porque las empresas realizan sus inventarios solo una vez al año, lo que dificulta obtener datos certeros del movimiento de las existencias. "Las empresas no dan importancia a las pérdidas que generan los malos inventarios", explica el consultor.

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